Servicii complete de document management si printing de la Xerox

Un management eficient al documentelor si utilizarea unor echipamente performante pot face diferenta intre o companie productiva si una ineficienta. Pentru a intelege mai bine rolul unor astfel de solutii si echipamente am discutat cu Petr Sichrovsky – Country General Manager, Xerox Romania si Republica Moldova. Totodata acesta a oferit mai multe detalii despre solutiile propuse de Xerox in acest sens:

Club IT&C: În actualul context economic, vânzările de hardware au înregistrat scăderi semnificative. Cum se poziţionează Xerox în acest segment? Există oferte concrete pentru acest moment (echipamente, modalităţi de plată, servicii) puse la dispoziţia clienţilor?
Petr Sichrovsky: Xerox şi-a schimbat priorităţile de business, trecând de la producerea şi distribuţia de echipamente multifuncţionale, la servicii complexe de management al documentelor. Astfel, ne-am transformat într-un furnizor de servicii globale, nu mai suntem doar un producător de echipamente hardware. Această viziune ne-a ajutat mult în contextul economic actual. Suntem pregătiţi să oferim clienţilor noştri mult mai mult decât nişte imprimante multifuncţionale. Noi îmbunătăţim întregul flux al documentelor de birou şi reconfigurăm reţeaua internă, iar astfel orice dispozitiv existent poate fi integrat într-o reţea optimizată, administrată de specialiştii noştri.
Totodată, luând în considerare noul context economic, imprimantele multifuncţionale au devenit foarte populare, datorită costurilor mici de întreţinere, a consumului redus de energie – comparativ cu utilizarea, pentru aceleaşi operaţiuni, a mai multor dispozitive mono-funcţionale, - şi a costurilor de imprimare reduse. În această perioadă economică dificilă, nu vom putea reuşi fără a avea clienţi de succes. Pentru a atinge acest scop, trebuie ca şi clienţii noştri să fie atractivi şi capabili să se diferenţieze de concurenţă in relaţie cu proprii lor clienţi. Acest lucru nu este posibil fără o utilizare inteligentă a culorii.
Culoarea, mai ales în aceste vremuri grele din punct de vedere economic, nu a fost la îndemână pentru unii dintre clienţii noştri. De aceea, pentru a veni în sprijinul lor şi a face culoarea mai accesibilă, Xerox a lansat recent seria ColorQube 9200. Aceste echipamente reduc costurile de imprimare cu până la 62%, în comparaţie cu imprimantele laser tradiţionale, iar calitatea documentelor tipărite este foarte ridicată. Costurile de tipar sunt mult mai mici decât cele ale imprimantelor multifuncţionale laser, pentru că folosesc tehnologia revoluţionară de imprimare cu cerneală solidă, patentată de Xerox. Un alt avantaj al acestei serii de imprimante multifuncţionale este că reduce impactul asupra mediului înconjurător cu până la 90%. Acest lucru este posibil pentru că nu foloseşte tradiţionalele cartuşe cu toner, ci rezerve din cerneală solidă. Mai mult, pentru fiecare multifuncţional ColorQube, Xerox vine cu planul Hybrid Color, care reduce semnificativ costurile de imprimare color. Planul Hybrid Color elimină tradiţionalul concept de “one size fits all”, unde costul de printare a unei pagini full-color (precum o fotografie) era egal cu cel pentru tipărirea unei pagini pe care se regăseşte doar o mică porţiune color (de exemplu, sigla unei companii). Cu ajutorul Hybrid Color, clienţii vor plăti numai cantitatea de culoare folosită pentru fiecare pagină tipărită.

De exemplu, un document de birou ce conţine un logo şi o mică porţiune grafică va avea acelaşi preţ ca unul alb-negru. Ducumentele ce conţin cantităţi moderate de culoare, cum ar fi o pagina Web sau o broşură, vor costa cu 50% mai puţin decât o pagină laser full color, în timp ce paginile full color vor fi mult atractive ca preţ, comparativ cu dispozitivele echivalente laser. Am observat că piaţa românească a fost foarte receptivă la această nouă abordare de imprimare, întrucât organizaţiile sunt cu adevărat interesate în reducerea costurilor de imprimare a documentelor. Noua tehnologie cu cerneală solidă este un mijloc inteligent de a economisi bani şi, în acelaşi timp, are un impact redus asupra mediului. De exemplu, fiecare al treilea echipament multifuncţional ColorQube cu cerneală solidă din regiune este vândut în România.

Club IT&C: Xerox se află în topul companiilor care oferă servicii externalizate de procesare a documentelor. Care este oferta pusă la dispoziţia companiilor şi avantajele care derivă din aceasta?
Petr Sichrovsky: Xerox oferă o gamă largă de servicii externalizate, începând cu cele de management al documentelor pentru mediul de birou, la scanare şi arhivarea tuturor documentelor pe care le foloseşte o companie pentru comunicarea internă şi externă (documente tranzacţionale).
În acelaşi timp, noi putem furniza un volum mare de servicii de imprimare pentru companii care utilizează cantităţi mari de documente pentru a comunica cu clienţii lor (companii telecom, instituţii financiare, companii de utilităţi ş.a.m.d), servicii de mailroom – imprimarea şi expedierea facturilor lunare către clienţi. De asemenea, oferim servicii de direct marketing pentru companiile care urmăresc un design personalizat al documentelor şi mesaje adaptate pentru diversele tipuri de public cărora se adresează.
O strategie bună de management al documentelor începe chiar în birou. De obicei, într-un birou poţi găsi multe tipuri imprimante, scanere şi alte dispozitive care nu sunt bine organizate într-o reţea. Fiecare dintre aceste dispozitive are nevoie de suport tehnic, de schimbarea cartuşelor şi, de asemenea, de asistenţă specializată. Imaginaţi-vă un birou plin cu opt asemenea echipamente, fiecare provenind de la diferiţi furnizori şi conectate, la întâmplare, la câteva computere? Pentru mine, această imagine este un haos.
Lucrul de care este nevoie aici este Xerox Office Document Assessment, o analiză consultativă în detaliu, folosind metodologiile şi tehnologiile de vârf Lean Six Sigma. ODA analizează actualele costuri de gestionare a documentelor, echipamentele de care dispuneţi, infrastructura şi fluxurile de lucru cu documentele din organizaţia dumneavoastră şi are ca rezultat o strategie documentată pentru a obţine reduceri de costuri care pot depăşi 30%.

Xerox are resursele şi expertiza de a optimiza o reţea internă de birou în scopul de a obţine un randament maxim de la fiecare echipament folosit. În primul rând, recomandarea noastră este să înlocuiţi echipamentele mono-funcţionale cu multifuncţionale şi, după aceea, să observaţi cum funcţionează acel birou – în ceea ce priveşte fluxul de lucru cu documentele – şi să modificaţi reţeaua în acea direcţie. În acest fel, compania va avea doar un singur furnizor care oferă suport tehnic nonstop şi orice alte tipuri de echipamente de care este nevoie. Mai mult, Xerox poate administra şi alte echipamente furnizate de alte companii, în cazul în care organizaţia vrea să le păstreze.
Externalizarea proceselor care nu sunt direct legate de obiectul principal de activitate al companiei poate avea multe beneficii. De exemplu, nu veţi mai pierde bani. Vă puteţi întreba, cum este posibil acest lucru? Este dovedit faptul că, irosirea banilor datorită printării incorecte, a erorilor umane, a calităţii proaste a documentelor şi multe altele, reprezintă un procent semnificativ al costurilor de imprimare. În acest caz, partea tristă este că toate aceste „pierderi” sunt suportate de companie care, de obicei, nu are o situaţie clară referitoare la când şi cât de mulţi bani s-au cheltuit cu tipărirea documentelor.
Externalizând aceste operaţiuni către Xerox, compania va câştiga un control riguros al costurilor de imprimare, ştiind cât de mult cheltuie în fiecare lună. Noi avem expertiza de care este nevoie pentru a reduce nivelul pierderilor la un minimum şi dacă, din întâmplare, compania va constata costuri rezultate din imprimarea incorectă, erori umane etc., acestea vor fi suportate de partenerul de outsourcing, care este Xerox.
Prin externalizarea serviciilor, compania nu va mai aloca resurse umane şi echipamente pentru un job care nu aduce direct profit businessului – cum ar fi arhivarea documentelor, facturile lunare şi alte documente tranzacţionale, în cazul în care, să zicem, este vorba despre o companie de retail.
Imaginaţi-vă cât de multe resurse se folosesc pentru a acoperi toate aceste procese, iar prin externalizarea acestora către Xerox, vă puteţi folosi aceste resurse în beneficiul direct al companiei sau pur şi simplu puteţi să reduceţi numărul oamenilor.
Implementarea unei soluţii de imagistică şi imprimare reduce costurile cu peste 40%, începând cu prima lună de lucru. De aceea, din punctul nostru de vedere, externalizarea acestor servicii este un lucru extraordinar. De ce să nu lăsaţi aceste procese şi activităţi cu care nu sunteţi atât de familiari pe mâna unei companii care excelează în domeniul respectiv? Companiile trebuie să regândească, să-şi reorienteze strategiile de business şi să obţină un randament mai mare cu resursele de care dispun, mai ales în momentele în care economia nu are atât de mult de oferit, iar costurile nu sunt uşor de ajustat.

Club IT&C: Care sunt verticalele care au nevoie de astfel de servicii?
Petr Sichrovsky: De obicei, Xerox se adresează companiilor care operează în toate domeniile de activitate, dar, ne orientăm către şase domenii: producţie, servicii financiar-bancare, telecomunicaţii, retail, utilităţi şi sectorul public.
Am lansat recent o nouă abordare pentru gestionarea serviciilor de imprimare, numită Banking 360º, care vizează instituţiile financiare. Banking 360º include servicii de imprimare pentru birou, managementul proceselor de comunicare, imprimare la cerere, servicii de direct marketing, soluţii pentru securizarea documentelor şi servicii de imagistică. Această abordare este foarte flexibilă şi permite fiecărei bănci să adapteze serviciile Xerox propriilor nevoi şi oportunităţi de dezvoltare.

Club IT&C:Multe din companiile din domeniul Imaging&Printing oferă aplicaţii software, care ajută în procesul de lucru cu documentele din birou. Ce cuprinde oferta Xerox şi cum contribuie acestea la simplificarea activităţii şi reducerea costurilor?
Petr Sichrovsky: Da, avem multe soluţii software pentru a îmbunătăţi fluxul de lucru cu documentele la birou, multe dintre ele realizate de Xerox cu dezvoltatori terţi. Vă voi da două exemple de software-uri pe care le-am lansat recent: SMARTdocument travel and YSoft SafeQ. Cu SMARTdocument Travel, este nevoie doar de un produs multifuncţional care scanează, indexează şi trimite documentele importante către multiple destinaţii.
Prin apăsarea câtorva butoane, documentele selectate sunt trimise către reţeaua de foldere, e-mail, LAN fax, imprimantă, Lotus Notes sau sisteme de management al documentelor SharePoint. Mai mult decât atât, softul acceptă funcţii de procesare a documentelor ce pot fi utilizate pentru un index electronic, pentru a direcţiona şi stoca documentele care există numai pe suport de hârtie.
De exemplu, un manager de resurse umane ar putea să scaneze un CV primit pe e-mail sau fax, să-l indexeze cu numele aplicantului şi poziţia dorită, să-l convertească în format PDF, e-mail şi să-l arhiveze automat – totul printr-un singur sistem multifuncţional.
Platforma YSoft SafeQ reprezintă un sistem software însoţit de echipamente hardware, cum ar fi cititoarele de carduri, care ajută companiile să simplifice şi să securizeze scanarea, copierea sau printarea documentelor.
Software-ul YSoft permite scanarea, imprimarea şi copierea documentelor, numai prin utilizarea cardului sau a unui cod PIN. Astfel, tehnologia permite reducerea volumelor tipărite din birouri, recuperarea costurilor de imprimare a documentelor şi simplificarea procedurilor de lucru pentru departamentul IT. Atunci când un utilizator imprimă un document, acesta este procesat, verificat de serverul central şi contabilizat doar după ce a fost tipărit. YSoft SafeQ permite echipei de management să vadă şi să analizeze toate costurile în timp real, prin utilizarea MS Excel şi a altor instrumente convenabile.

Club IT&C: Sfaturi pentru clienţi în acest moment de criză
Petr Sichrovsky: Din punctul meu de vedere, sunt foarte importante următoarele lucruri. Să iniţieze o analiză pentru a face costurile şi procesele mai transparente. Aşa cum am spus mai devreme, este esenţial pentru o companie să ştie câţi bani cheltuie cu documentele într-o lună. Să externalizeze mai multe servicii şi să păstreze focusul pe business-ul principal. Dacă, de exemplu, sunt o companie de telecomunicaţii şi am ca activitate principală dezvoltarea de servicii de comunicare cât mai bune pentru clienţii mei, de ce ar trebui să-mi bat capul cu imprimarea facturilor lunare in-house? Externalizarea acestor procese ajută compania să se focuseze mai mult pe atingerea obiectivelor sale şi să obţină mai mult profit. Să păstreze controlul costurilor cu echipamentele şi al celor cu tipărirea documentelor prin utilizarea software-ului Xerox. Folosirea unui soft special care să aibă control asupra costurilor cu imprimarea documentelor, se poate dovedi o decizie inspirată în aceste vremuri dificile, din punct de vedere economic. Nu în ultimul rând să aibă o viziune pe termen lung şi să compare TCO (total cost of ownership) şi nu doar costurile de achiziţie atunci când cumpără noi echipamente sau software-uri. Un serviciu sau un echipament multifuncţional ieftin nu înseamnă că toate costurile asociate lui vor fi foarte accesibile pe termen lung. Gândiţi-vă la costurile de mâine, nu doar la cele de astăzi.