În fiecare zi, o mulțime de informații, inclusiv facturi, contracte și alt conținut critic pentru afaceri este trimis pe tot globul sub formă de e-mailuri. O soluție de arhivare prin e-mail vă permite să stocați acest conținut pe termen lung ca o reproducere fidelă a originalului. Și în timp ce documentația rămâne scopul principal, o soluție de arhivare se asigură, de asemenea, că datele pot fi întotdeauna preluate atunci când este nevoie, astfel încât o companie să nu aibă niciodată riscul de a pierde conținut cheie. Motivul de bază al arhivării este întotdeauna să se asigure că datele rămân recuperabile și disponibile pe termen lung. Când vine vorba de arhivarea emailurilor, există două variante ce pot fi alese de companii și administratorii IT.
În cazul soluțiilor locale, cum ar fi MailStore Server, compania cumpără efectiv software-ul și îl rulează autonom în propriul mediu de server. Această variantă este recomandată companiilor care au propriile departamente IT și servere Exchange în sediu. Același lucru se aplică dacă o companie își operează serverul Exchange în cloud (de exemplu, Microsoft Office 365) și dorește să se asigure că arhiva rămâne accesibilă local. Când se utilizează servicii cloud, responsabilitatea pentru întreținere și funcționare revine furnizorului de cloud și toate datele sunt localizate în sistemul furnizorului.
Prin urmare, dacă se ia o decizie de implementare a unei soluții de arhivare a e-mailurilor bazată pe cloud, o companie trebuie să se asigure că aceasta este disponibilă în orice moment și securitatea este maximă. De asemenea, se recomandă ca arhiva de e-mail să fie menținută fizic pe serverele companiei. Recenta cădere de internet din Seul arată cât de important este să menținem în permanență disponibilitatea datelor. Un incendiu într-un canal subteran de cabluri din centrul orașului a provocat ravagii în rețelele grupului de telecomunicații KT, a lăsat fără internet 210.000 de locuințe și multe alte afaceri care depind pe Internet. Comercianții cu amănuntul au fost afectați cel mai tare, deoarece nu mai aveau posibilitatea să accepte plățile cu cardul de credit, iar sistemele de backup bazate pe Internet nu mai funcționau. Întrucât un blackout pe Internet înseamnă că nici nu se mai pot trimite e-mailuri, acest caz arată cât de important poate fi pentru o companie să opteze pentru o soluție locală. O soluție locală oferă unei companii acces accesibil la propriile stocuri de date.
Cu metoda de arhivare a căsuțelor poștale, toate e-mailurile din căsuțele poștale respective ale utilizatorilor sunt arhivate. Avantajul este transferul structurii actuale a folderului și arhivarea unui istoric complet al tuturor e-mailurilor din căsuța poștală a utilizatorului. Utilizatorii pot continua să acceseze și să parcurgă toate e-mailurile din structurile lor obișnuite de folder prin arhivă. Deși această abordare de arhivare ajută la reducerea permanentă a încărcăturii serverului Exchange, este foarte intensiv în resurse și tinde să încetinească întregul sistem. În plus, acest tip de arhivare nu poate ajuta la îndeplinirea cerințelor legale, deoarece e-mailurile pot fi șterse sau manipulate înainte de arhivare.
În schimb, cu metoda de jurnalizare, toate e-mailurile sunt arhivate înainte de a fi livrate utilizatorilor. Acest lucru se realizează prin configurarea Microsoft Exchange Server sau a mediului Office 365 astfel încât toate e-mailurile de intrare și de ieșire să fie copiate automat într-o căsuță poștală care este inaccesibilă pentru utilizatori. Deoarece toate e-mailurile acestei căsuțe poștale sunt arhivate imediat, nu este posibil ca utilizatorii să le modifice sau să le șteargă. Cu toate acestea, reglementările naționale privind confidențialitatea datelor trebuie să fie luate în considerare aici, întrucât în unele țări, utilizarea unui serviciu de e-mail business poate fi o problemă. Pentru a rezolva această problemă, o companie poate decide să interzică cu totul utilizarea de e-mailuri private sau să prevadă că pot fi utilizate doar servicii de e-mail externe în acest scop. Astfel, jurnalul protejează integritatea procesului de arhivare și, astfel, permite unei companii să respecte cerințele legale. În acest caz, însă, structura folderului utilizatorului nu este păstrată. De asemenea, o combinație a ambelor opțiuni ar fi posibilă folosind o soluție de arhivare externă, cum ar fi MailStore Server, de exemplu.
Termenii de arhivare și copiere de rezervă sunt adesea folosiți incorect ca sinonime. Prin urmare, în majoritatea cazurilor, se presupune că backup-urile sunt suficiente atunci când vine vorba de salvarea e-mailurilor importante ale unei companii. Cu toate acestea, copierea de rezervă a serverului de e-mail nu este înlocuitoare pentru o politică ordonată de arhivare a e-mailului. O copie de rezervă poate salva datele doar pentru o perioadă limitată și le poate restaura dacă este necesar. Dar copiile de siguranță nu țin cont de cerințele legale și nici nu asigură că e-mailurile critice pentru afaceri sunt disponibile permanent și pot fi recuperate. Copia de rezervă este extrem de importantă și este ceea ce trebuie făcut, dar o copie de rezervă nu poate înlocui funcțiile de arhivare. Iar arhiva de e-mail ar trebui să facă parte și din planul de backup al oricărei companii.
