Pontajul reprezintă una dintre activitățile critice ale departamentului de HR. Deși poate părea un proces administrativ simplu, orice eroare în înregistrarea orelor lucrate se poate transforma într-un efect de domino: salarii calculate incorect, nemulțumiri, presiune suplimentară asupra echipei de HR și chiar pierderea încrederii între angajați, manageri și companie.
Într-un context în care organizațiile își propun tot mai mult să eficientizeze procesele și să reducă riscurile operaționale, acuratețea pontajului devine esențială.
De ce apar erorile de pontaj ?
În realitate, majoritatea erorilor nu apar din neatenție, ci din lipsa unor proceduri și instrumente corecte. Procesele manuale, aprobările întârziate și comunicarea fragmentată sunt principalele trei surse ale problemelor de pontaj. Vestea bună? Toate pot fi prevenite prin automatizare, standardizare și utilizarea unei platforme integrate de HR, precum MyStaff de la Smartree.
În continuarea articolului vom analizam 3 cauze ale erorilor de pontaj și soluțiile practice pentru a le elimina.
1. Pontajele manuale – principala sursă de erori și timp irosit
1 din 3 companii își gestionează pontajul prin procese parțial manuale. Deși digitalizarea HR a avansat semnificativ, multe companii încă utilizează fișiere Excel, tabele partajate sau chiar pontaje pe hârtie.
Aceste metode pot părea simple, dar generează probleme semnificative:
• datele se pot pierde sau suprascrie accidental;
• formulele pot fi modificate fără intenție;
• pot apărea versiuni multiple ale aceluiași pontaj;
• timpul petrecut pentru verificări crește exponențial.
În plus, HR-ul ajunge să petreacă ore întregi într-un proces de control care nu aduce valoare, în timp ce riscul de eroare umană rămâne ridicat.
Soluția: Smartree: trecerea la un sistem digital și centralizat
Implementarea unui sistem automatizat de pontaj elimină complet vulnerabilitățile proceselor manuale.
Platforma MyStaff Time oferă:
• validare automată a orelor lucrate în timp real, pe baza regulilor interne;
• notificări instant pentru nereguli, ore suplimentare, absențe sau pontaje incomplete;
• acces facil pentru HR, manageri și angajați, în același sistem;
• integrare directă cu salarizarea, evitând transferul manual al datelor.
Astfel, timpul dedicat verificărilor scade, iar acuratețea crește semnificativ.
2.Lipsa unui flux clar de aprobare – când pontajul trece prin prea multe mâini
Există organizații în care aprobările sunt neclare sau blocajele apar constant. Acest lucru generează:
• întârzieri din partea managerilor;
• multiple corecții efectuate de HR;
• neclarități în rândul angajaților privind versiunea finală a pontajului;
• feedback transmis târziu sau incomplet.
În lipsa unui flux stabilit la nivel de companie, fiecare departament poate opera diferit, ceea ce duce la confuzii și erori.
Soluția Smartree: standardizarea procesului și automatizarea fluxurilor
Pentru a funcționa fără blocaje, fluxul de pontaj trebuie:
• să fie clar definit;
• să includă termene fixe;
• să atribuie responsabilități fiecărui rol implicat;
• să permită vizibilitate asupra statusului (în lucru, în așteptare, aprobat).
În MyStaff, fluxurile sunt complet automatizate:
• managerii primesc alerte la începutul și finalul perioadei de pontaj;
• HR-ul are o imagine de ansamblu asupra statusului tuturor pontajelor;
• aprobările sunt înregistrate și trasabile, fără posibilitatea pierderii informațiilor;
• modificările ulterioare sunt documentate, astfel încât nu există dubii despre cine a schimbat ce.
Automatizarea reduce considerabil timpii de așteptare și elimină erorile cauzate de interpretări diferite ale procesului.
3.Comunicarea deficitară între HR și angajați – cauza invizibilă a multor erori
Un număr mare de erori apare pentru că angajații nu știu:
• unde să raporteze un pontaj lipsă;
• cum să semnaleze o modificare de program;
• unde să trimită solicitări de corecție;
• dacă cererile lor au fost recepționate sau aprobate.
În lipsa unui canal clar, HR-ul primește informații pe e-mail, telefon, chat sau verbal, ceea ce sporește riscul ca unele solicitări să fie omise.
Soluția Smartree: un canal unic de comunicare în platforma HR
MyStaff pune la dispoziția angajaților și managerilor un spațiu unic în care pot:
• trimite solicitări și sesizări direct către HR;
• urmări statusul cererilor;
• vedea istoricul zilelor lucrate, al absențelor și modificărilor;
• accesa documente și informații oficiale.
Centralizarea comunicării reduce drastic riscul ca o cerere să se piardă și permite HR-ului să gestioneze totul într-o manieră organizată și trasabilă.
Beneficiile unui sistem automatizat de pontaj
Adoptarea unei soluții integrate precum MyStaff Time aduce avantaje imediate:
• Reducerea cu până la 70% a timpului de verificare manuală;
• Acuratețe ridicată în calculul salarial, datorită integrării cu modulul de salarizare;
• Trasabilitate completă: fiecare modificare este înregistrată și vizibilă;
• Acces transparent pentru angajați, manageri și HR;
• Conformitate cu legislația privind evidența timpului de muncă;
Scăderea numărului de dispute interne și îmbunătățirea relației dintre HR și angajați.
Cu alte cuvinte, un sistem automatizat nu doar rezolvă erorile, ci transformă radical eficiența întregului proces de pontaj.
Concluzie
Pontajul nu trebuie să fie o sursă de stres, ci un proces simplu, predictibil și sigur. Atunci când organizația renunță la procesele manuale, clarifică fluxurile de aprobare și își creează un canal de comunicare eficient, erorile dispar, iar echipa de HR câștigă timp pentru activitățile care contează cu adevărat: dezvoltarea oamenilor și construirea unei culturi organizaționale sănătoase.
Smartree și platforma MyStaff sunt create tocmai pentru a elimina blocajele și vulnerabilitățile din procesele de HR. Cu un sistem digital de pontaj, fiecare angajat știe ce are de făcut, managerii aprobă rapid, iar HR-ul are control total asupra datelor.
