Ecosistemul digital al unei companii este cel mai complex utilaj al acesteia și importanța implementării acestuia este una ridicată, pe cale de consecință.
Dacă așa stau lucrurile, ce trebuie să facă o companie care intră într-un proces / proiect de digitalizare ca să se asigure că proiectul său va fi un succes? O etapă foarte importantă este pregătirea proiectului, iar despre aceasta intenționez să discut azi.
Iată câteva aspecte importante pe care compania sau, mai bine spus, managerul companiei trebuie să se asigure că se întâmplă:
1. Obținerea angajamentului echipei de management
Un proiect de digitalizare presupune angajamentul întregii echipe de management; aceștia sunt cei care vor fi sponsorii proiectului în organizație, vor susține demersurile echipei de proiect și se vor asigura că tot ceea ce s-a stabilit în scopul proiectului (și are legătură cu ei și departamentele lor) se întâmplă.
Am o experiență pe care vreau să o exemplific aici: unul dintre cei mai mari clienți ai noștri, în momentul în care am trecut de faza de prezentare a conceptului sistemului de digitalizare, și-a îmbarcat întreaga echipă de management într-un microbuz și a făcut un tur de țară pe la alți clienți de-ai noștri să vadă sistemul la lucru, dar cu precădere pentru a-i implica mental în proiect și a le arăta importanța acestuia pentru companie, lăsând orice altă treabă managerială timp de 2 zile.
Cum arăți importanța unui proiect dacă nu prin alocarea timpului necesar înțelegerii acestuia, a impactului, dar mai ales a potențialului de dezvoltare a companiei prin implementarea lui?
2. Crearea echipei de proiect
Definirea echipei de proiect este un aspect extrem de important. Cel mai important rol aici îl are managerul intern de proiect; el este cel care poate face lucrurile să meargă greu sau ușor, să se atingă obiectivul sau nu.
Alături de managerul de proiect, echipa trebuie să conțină beneficiari ai sistemului din fiecare proces vizat; ei sunt cei care vor aduce inputul de valoare în faza de analiză și tot ei vor fi cei care vor testa, utiliza și valida sistemul ulterior. O a treia categorie de persoane necesare în echipa de proiect o reprezintă persoanele de suport în procesul de implementare: experți tehnici de procese sau specialiști IT / tehnicieni de proces, dacă digitalizarea presupune și integrări de utilaje.
Experiența ne arată că acest aspect este neglijat. Îndrăznesc să spun că 80% din proiectele în care noi am fost implicați au avut un project manager formal, care nu urmărește proiectul, care nu este învestit cu autoritate, dar – cel mai rău – nici nu vrea să-și asume acel rol.
Efectul acestor situații ? Echipa de proiect a furnizorului trebuie sa asume el aceste sarcini de coordonare a echipei interne sa se lupte cu organizația in alinierea proceselor ceea ce duce de cele mai multe ori la întârzieri ale proiectului si evident la costuri suplimentare.
Avem și experiențe cu project manageri buni, care au contribuit la succesul proiectului, și aș menționa câteva aspecte importante pe care le-am reținut din aceste experiențe:
• Persoana numită project manager era angajat al companiei de mai mult timp (nu a fost adusă în organizație special pentru proiect), deci cunoștea bine organizația și modul cum funcționează, fiind mai facil să pună lucrurile în mișcare.
• Avea cunoștințe despre ce înseamnă managementul unui proiect și care sunt aspectele importante asupra cărora să se concentreze.
• A fost învestită cu autoritate în fața organizației.
• A fost focusată pe intrarea în GO LIVE a proiectului, contribuind activ la stabilirea funcționalităților „Must-have” vs „Nice-to-have”.
3. Scopul proiectului
Scopul proiectului este foarte important deoarece el îți spune direcția, iți da viziunea proiectului si ce măsori la final; este similar temei de proiectare pe care o înaintezi unui arhitect când începi să construiești o hală, o linie de producție sau un depozit.
Scopul proiectului trebuie să definească întinderea acestuia în organizație, să specifice care sunt procesele și departamentele vizate, eventualele funcționalități și integrări cheie pentru fiecare dintre acestea. Acesta nu trebuie să fie un document de analiză funcțională, dar este necesar să fie detaliat atât cât să se poată identifica aspectele de validare la acceptanța finală.
Scopul proiectului trebuie să precizeze și ce NU intră în proiect (și cauzele aferente), să definească ce se consideră un proiect de succes și ce se consideră un proiect eșuat.
De cele mai multe ori aceste scop nu exista, si de aceea îl definim împreuna noi împreuna cu clientul în faza de bugetarea proiectului.
Tu ce etapă crezi că este cea mai critică în pregătirea unui proiect de digitalizare?
de Dorin Andreica, Managing Partner Soft Net Consulting
