Jira este cel mai bine cunoscut ca un instrument de dezvoltare. Echipele îl folosesc pentru a gestiona sprinturile, pentru a urmări erorile și pentru a menține livrarea produselor la timp.
Dar flexibilitatea Jira o face utilă mult dincolo de IT. Echipele de resurse umane, finanțe și operațiuni pot, de asemenea, automatiza sarcinile recurente în Jira, e-mailurile, foile de calcul și aprobările reciproce.
De ce să automatizați HR, finanțele și operațiunile?
Procesele manuale vin la pachet cu probleme familiare. Resursele umane petrec ore întregi căutând documente lipsă și coordonând echipamentele. Finanțele așteaptă adesea aprobări care rămân blocate în căsuțele poștale. Echipele operaționale pierd urma actualizărilor de politici ascunse în subiecte.
Aceste lacune conduc la pierderi de timp, termene limită ratate și responsabilitate neclară.
• Automatizarea oferă fiecărui proces o cale consecventă. Șabloanele elimină configurarea repetitivă.
• Listele de verificare previn pașii ratați. Tablourile de bord mențin progresul vizibil pentru toate echipele.
• Atunci când procesele devin previzibile, echipele economisesc timp, reduc erorile și câștigă claritate în ceea ce privește responsabilitatea.
Bazele automatizării Jira
Automatizarea în Jira se bazează pe trei elemente de bază. Fluxurile de lucru definesc etapele unui proces, de la “trimis” la “finalizat”. Regulile de automatizare declanșează acțiuni precum trimiterea de memento-uri sau atribuirea unei sarcini. Șabloanele oferă structuri gata făcute, astfel încât fiecare cerere să înceapă cu pașii potriviți.
Aceste elemente de bază permit echipelor să înlocuiască comunicarea dispersată cu sisteme structurate care funcționează în același mod de fiecare dată.
Cum pot începe echipele non-tehnologice?
Nu trebuie să fiți un dezvoltator pentru a automatiza sarcinile. Configurația Jira funcționează pentru toată lumea. Utilizarea Șabloane inteligente și Lista de verificare inteligentă, managerii de resurse umane sau financiari pot:
1. Selectați un șablon pre-făcut.
2. Adăugați variabile precum {{deadline}} sau {{project}} pentru a reduce introducerea manuală.
3. Programați sarcini recurente astfel încât noile probleme să apară automat la intervale stabilite.
De exemplu, un manager financiar poate lansa un ciclu săptămânal de plată a furnizorilor sau un responsabil de resurse umane poate crea un nou flux de lucru de integrare. Ambele pot fi realizate în câteva minute, fără a scrie un singur rând de cod.
Fluxul de lucru HR onboarding
Integrarea este una dintre cele mai consumatoare de timp responsabilități ale resurselor umane. Fără structură, noii angajați ajung adesea să găsească laptopuri nepregătite, conturi lipsă și programe de formare neclare. Echipele se bazează pe e-mailuri și memento-uri împrăștiate, ceea ce aproape garantează că ceva cade printre degete.
În Jira pentru HR, procesul de onboarding este centralizat. HR creează o cerere “New Hire” care declanșează un set de sarcini predefinite. Jira le atribuie automat către IT, facilități și manageri. În cazul în care termenele limită nu sunt respectate, sunt trimise mesaje de atenționare, iar o listă de verificare inteligentă se asigură că fluxul de lucru nu se poate închide până când nu sunt finalizate toate etapele necesare.
Un proces tipic de onboarding include:
– Colectarea documentelor
– Atribuirea formării
– Solicitarea echipamentului și a accesului la sistem
– Programarea întâlnirilor din prima săptămână.
Șabloanele specifice rolurilor fac sistemul și mai puternic. O persoană angajată în domeniul vânzărilor ar putea avea nevoie de acreditări CRM, instruire privind prezentarea și o sesiune de cunoaștere a produsului. O persoană angajată în domeniul ingineriei poate avea nevoie de acces la depozite, instruire în domeniul securității și configurarea unei stații de lucru. Fiecare șablon reflectă realitatea rolului respectiv, urmând în același timp același tipar repetabil.
Sfat profesional: Adăugați o sarcină automată de monitorizare de 30 de zile pentru manageri. Acest lucru menține responsabilitatea pentru verificarea noilor angajați după prima lor lună.
Aprobarea facturilor financiare
Procesarea facturilor este un alt domeniu în care munca manuală încetinește totul. Echipele financiare primesc adesea zeci de facturi în fiecare lună, multe dintre acestea neavând detalii cheie. Clarificările necesită mesaje de tip back-and-forth. Aprobările rămân în cutiile poștale de primire în timp ce datele scadente se apropie. Rezultatul este întârzierea plăților, frustrarea furnizorilor și stres inutil.
Jira structurează acest proces.
Exemplu de flux de lucru Jira:
aprobări în mai multe etape, notificări automate, documentație centralizată
1. Supunere: Un furnizor trimite o factură prin intermediul unui formular Jira Service Management.
2. Validare: Un contabil revizuiește factura, verifică detaliile furnizorului și confirmă elementele de conformitate, cum ar fi formularele W-8 sau W-9.
3. Aprobare: Problema este direcționată către un responsabil financiar pentru revizuire.
4. Plata: Odată aprobată, contabilul execută plata și atașează confirmarea de la bancă sau ERP.
5. Reconciliere: Problema se închide cu o pistă de audit completă.
Automatizarea consolidează acest flux. Șabloanele inteligente pot genera un nou ciclu de plată în fiecare vineri. Notificările le reamintesc managerilor despre aprobările în așteptare. Datele se pot sincroniza cu Google Sheets pentru vizibilitate în bugete și previziuni.
Integrările extind procesul și mai mult. Multe echipe conectează fluxurile de lucru Jira cu sisteme de contabilitate precum QuickBooks sau Xero. Acest lucru permite ca plățile să fie procesate extern, în timp ce toate validările și aprobările rămân înregistrate în Jira, menținându-l ca sursă unică a adevărului.
Railsware, un studio de produse, a introdus această abordare și a redus timpul de procesare a plăților către furnizori cu 27 %. Această îmbunătățire a venit pur și simplu din înlocuirea e-mailurilor și a foilor de calcul cu un proces repetabil și transparent.
Sfat profesional: Marcați controalele de conformitate ca fiind obligatorii în lista de verificare inteligentă. Acest lucru garantează că nicio plată nu va fi efectuată până când documentația nu este completă.
Managementul schimbării operațiunilor
Echipele operaționale se confruntă cu o provocare diferită: prea multe informații împrăștiate pe prea multe canale. Actualizările politicilor sunt redactate în documente, partajate în chat și discutate în fire de e-mail. În momentul în care acestea sunt finalizate, nu este clar care versiune este oficială sau dacă cineva a revizuit-o vreodată.
Un flux de lucru bazat pe Jira rezolvă această problemă. Un proiect de politică este înregistrat în Jira cu note privind versiunea. Părțile interesate lasă feedback cu privire la problemă, astfel încât toate comentariile rămân vizibile. Conducerea aprobă versiunea finală, iar automatizarea creează o problemă recurentă în fiecare an pentru revizuire. Ciclul continuă fără a fi nevoie ca cineva să își amintească.
Planificarea evenimentelor aduce beneficii la fel de mari. Webinariile, demonstrațiile interne sau ședințele publice la nivelul întregii companii implică zeci de sarcini mici din partea echipelor de marketing, operațiuni și tehnice. Fără structură, termenele limită nu sunt respectate și responsabilitățile se suprapun.
În Jira, operațiunile pot lansa un plan de evenimente utilizând Smart Templates. Acest lucru generează o structură completă de sarcini:
– Configurarea pre-eveniment, cum ar fi definirea audienței, programarea vorbitorilor și paginile de înregistrare.
– Crearea de conținut, inclusiv diapozitive, materiale vizuale, e-mailuri și postări sociale.
– Coordonarea zilelor live cu verificări tehnice, memento-uri și confirmarea moderatorului.
– Activitatea post-eveniment, cum ar fi încărcarea înregistrărilor, partajarea măsurătorilor și colectarea feedback-ului.
Smart Checklist împarte aceste elemente în pași de urmat. De exemplu, “Confirmarea permisiunilor moderatorului”, “Încărcarea diapozitivelor pe platformă” și “Trimiterea unui e-mail de reamintire finală” apar ca elemente obligatorii care trebuie bifate înainte de încheierea evenimentului.
Sfat profesional: Utilizați variabile inteligente precum {{event_name}} și {{event_date}} pentru a reutiliza șabloanele pentru diferite tipuri de evenimente fără a le reconstrui de fiecare dată.
Vedeți cum aplică echipele acest lucru în practică cu un șablon de planificare a evenimentelor Jira.
Cele mai bune practici pentru automatizarea proceselor de afaceri în Jira
Automatizarea funcționează cel mai bine atunci când este simplă, coerentă și măsurată. Începeți cu un șablon curat, extindeți doar atunci când este necesar și implicați persoanele care îl vor utiliza zilnic.
Evitarea capcanelor comune
Una dintre cele mai mari greșeli este supracomplicarea fluxurilor de lucru. Dacă un proces are prea multe etape de aprobare, utilizatorii îl vor ocoli. Păstrați-l simplu și semnificativ. Oferiți sesiuni de instruire rapidă pentru utilizatorii non-tehnici, astfel încât aceștia să se simtă încrezători. Întotdeauna faceți un proiect pilot cu un grup mic înainte de a-l extinde la nivelul întregii organizații.
La fel de importantă este și măsurarea succesului. Tablourile de bord Jira și rapoartele Confluence facilitează urmărirea performanței, dar aveți nevoie de KPI adecvați pentru a orienta îmbunătățirile.
– HR: Urmăriți timpul mediu de finalizare a integrării. Acest lucru evidențiază dacă noii angajați sunt configurați suficient de repede pentru a fi productivi.
– Finanțe: Măsurați numărul de zile de la transmiterea facturii până la plată. Acest lucru arată dacă automatizarea reduce întârzierile și îmbunătățește relațiile cu furnizorii.
– Operațiuni: Monitorizați procentul de politici revizuite la termen și rata de participare la evenimente. Aceste măsurători ajută la confirmarea faptului că sarcinile recurente sunt în grafic.
Legând fiecare flux de lucru de rezultate măsurabile, echipele pot vedea impactul automatizării și pot ajusta șabloanele sau regulile acolo unde rămân blocaje.
Concluzie: regândirea rolului Jira
Jira este mai mult decât o platformă de dezvoltare. Este un sistem central pe care HR, finanțele și operațiunile îl pot utiliza pentru a automatiza procesele de afaceri recurente.
Integrarea devine mai ușoară atunci când sarcinile și memento-urile sunt automatizate. Plățile furnizorilor se derulează mai eficient atunci când validarea, aprobarea și reconcilierea urmează un flux de lucru structurat. Revizuirile politicilor și planificarea evenimentelor devin cicluri previzibile, în loc să se transforme în încurcături de ultim moment.
Cea mai bună abordare este să începeți de la mic la mare. Creați un șablon simplu, testați-l și apoi extindeți-l în toate echipele. În timp, Jira devine coloana vertebrală a proceselor care altădată păreau haotice, creând eficiență, responsabilitate și coerență în întreaga organizație.
