Bugetele trebuie sa indeplineasca trei conditii: sa fie intocmite la timp, pana la inceputul lui 2015, sa reflecte corect business-ul companiei si obiectivele strategice si sa tina cont de factorii interni si externi. Managerii urmaresc de obicei Bugetul consolidat la nivel de firma ori de firme dintr-un Grup, dar si Bugetele departamentelor sau diviziilor, ce intra in componenta bugetului general.
Cum intocmim Bugetul companiei folosind un sistem ERP, in 7 pasi simpli:
1. Sablonul de buget. Descarcati Sablonul de Buget 2015 format Excel din sistemul ERP. Sablonul tabelar XLS descarcat din aplicatie, din Modulul Contabilitate, contine Centrele de cost si Articolele de buget pentru fiecare linie de business specifice firmei dvs., dupa cum au fost definite si cum sunt utilizate in sistemul ERP. Bugetul poate fi realizat si urmarit lunar sau trimestrial.
2. Rapoarte pentru intocmirea bugetului. Analizati rezultatele financiare din anul 2014 si din ultimii ani, pentru a avea o baza de pornire in construirea bugetului. Firmele care folosesc sistemul ERP au acces in timp real la rapoartele privind rezultatele financiare din 2014 si la rapoartele din alti ani. Aceste rapoarte sunt structurate conform Liniilor de business, Centrelor de cost si Articolelor de buget specifice firmei, adica structura lor este foarte asemanatoare cu cea a sablonului XLS descarcat la Punctul 1.
3. Imagine unitara. Completati, cu ajutorul sefilor de divizii si departamente, sablonul de Buget 2015. Realizarea Bugetului pentru anul urmator este un efort de echipa, ce poate dura mai multe saptamani. La el participa sefi ai departamentelor, directori de vanzari, achizitii, IT, logistica si marketing, consultanti financiari si alte persoane din firma. Divizati in mai multe parti sablonul de Buget general descarcat din sistemul ERP si trimiteti fiecarui sef de departament rubricile pe care el trebuie sa le completeze.
4. Buget consolidat. Obtineti bugetul general al firmei pentru anul 2015. De obicei, managerul financiar al firmei aduna toate bugetele de la managerii departamentelor si le agrega in fisierul Excel sau direct in sistemul ERP. Daca bugetul este „batut in cuie”, urmeaza operatiunea de Validare a Bugetului companiei pentru anul 2015 in Modulul Contabilitate.
5. Evolutia parametrilor cheie. Analizati evolutia viitoare a companiei: 2015 vs. alti ani. Sistemul ERP va ajuta sa extrageti automat parametrii cheie ai business-ului dvs. pentru intreg anul viitor, asa cum reies din fisierul de buget 2015 incarcat in Modulul de Contabilitate: Cifra de afaceri 2015, Profit realizat 2015, Rata profitului net 2015. Comparati acesti parametrii cu rezultatele din 2014 si cu cele din anii precedenti, pentru a anticipa evolutia firmei dvs.
6. Control. Urmariti respectarea bugetului, incepand chiar din prima zi a anului urmator. Prin inregistrarea riguroasa a cheltuielilor si veniturilor pe Linii de business, Centre de cost si Articole de buget corecte, veti avea in anul 2015 o imagine foarte precisa a Bugetului firmei, iar in cazul in care exista diferente intre ceea ce s-a bugetat si ceea ce s-a realizat, puteti afla exact de unde provin aceste diferente, la nivelul de detaliu dorit. Toate aceste rapoarte de buget sunt disponibile in Modulele Contabilitate si Financiar ale sistemului ERP.
7. Modificarea Bugetului anual in timpul desfasurarii executiei bugetare. Rectificarea Bugetului anual este o operatiune frecventa in cadrul companiilor. Sistemul ERP ofera functionalitatile necesare pentru rectificarea bugetului la trei luni, la sase luni sau la alt interval – inclusiv pentru automatizarea generarii documentelor necesare. Modificarile de buget in sistemul ERP sunt permise doar utilizatorilor care detin acest drept special.
Sursa: Pluriva
