Din experiența mea, unul din principalele motive blocante în demararea unui proiect de digitalizare nu este lipsa banilor, ci lipsa unei perspective clare privind recuperarea investiției.
Fiecare CEO ar demara mult mai ușor o investiție într-un proiect de digitalizare dacă ar ști, chiar și cu o marjă de eroare destul de mare, în cât timp își va recupera investiția. Pe de altă parte, fiecare furnizor de tehnologie ar vrea să aibă niște cazuri concrete în care partenerii și-au recuperat investiția, proiecte pe care să le pună pe masă în procesul de vânzare pentru a crește șansele de închidere.
Deși dorința este aceeași de ambele părți, în practică, chiar dacă se trece de contractare, majoritatea proiectelor de digitalizare pornesc fără o bază clară de măsurare.
Am avut de curând un caz în care, la demararea implementării, am discutat cu clientul și l-am întrebat: „Cum măsurăm dacă proiectul nostru este unul de succes?” Răspunsul a fost: „Dacă la final avem un sistem mai puțin performant decât cel actual, proiectul este eșuat.” Dar ce înseamnă „mai puțin performant”? Cum evaluăm asta? Nu am reușit să definim nimic concret.
Ei bine, se pare că am cobit! După GO LIVE, la doar o lună de zile, clientul a decis să revină la vechiul sistem, fără nicio explicație. Nu am primit-o nici atunci, nici până azi. Care sunt indicatorii pe baza cărora se iau astfel de decizii?
Tehnic, sistemul funcționa conform specificațiilor, dar lipsa indicatorilor agreați inițial a făcut imposibilă o evaluare obiectivă.
Ce se poate face concret în acest sens?
• Beneficiarul investiției trebuie să definească foarte clar ce vrea să îmbunătățească, care sunt indicatorii pe care vrea să-i urmărească și cum se așteaptă să evolueze valorile acestora după implementare. Indicatori clari, măsurabili, inclusiv în bani.
• Furnizorul trebuie să își însușească acești indicatori ca indicatori de succes și, în procesul de implementare, să găsească modalități de urmărire a lor.
De ce este important să definim acești indicatori?
În primul rând, pentru că se setează o unitate de măsură comună. În al doilea rând, acest lucru ajută direct la stabilirea corectă a bugetului investiției.
Dacă nu se face acest lucru, tendința va fi să se aleagă cel mai ieftin proiect, deși criteriile ar trebui să fie: proiectul care are cel mai mare impact în business și/sau oferă cea mai clară perspectivă de recuperare a investiției, dar care nu întotdeauna va fi si ce mai ieftină variantă. Este foarte posibil ca un proiect cu un buget cu 20% mai mare să producă un impact de 2-3 ori mai mare în organizație decât unul mai ieftin. Dar fără analiză, nu ai de unde să știi.
Îmi aduc aminte de momentul semnării contractului cu Răzvan Ștefănescu pentru implementarea unui sistem digital compus din ERP și WMS la grupul de firme CUPIO.
La acel moment, unul dintre indicatorii cheie pe care i-a pus pe masă a fost rata de livrare a comenzilor la timp și reducerea erorilor în pregătirea comenzilor, care aveau impact direct asupra retururilor. Am muncit împreună cu echipa Cupio câțiva ani ca să ajungem acolo și încă lucrăm la optimizare.
Din perspectiva mea, sunt 3 arii în care ar trebui definiți acești indicatori:
Îmbunătățirea productivității și a eficienței
Vezi unde este productivitatea ta azi, unde ar putea să ajungă în mod ideal și cum poate fi influențată prin proiectul de digitalizare și care va fi efectul evoluției acesteia în profit. Este foarte important să măsori productivitatea și efectul în bani al acesteia cât mai granulat: vânzări, livrări, linii de producție, echipe de service sau consultanți de business, fiecare în funcție de specificul activității. Astfel vei putea vedea rezultatele mai devreme; dacă aceasta rămâne la nivel general al companiei, lucrurile vor fi mult mai greu de măsurat ca impact.
Reducerea pierderilor
Pierderile pot fi diverse și sunt specifice fiecărei industrii, dar ele, în esență, se referă la consumul defectuos al resurselor.Pierderile pot fi reduse prin control atent și detaliat. Analizează fiecare proces, vezi unde ai pierderi, care este valoarea acestora și cum pot fi reduse prin realizarea noului proiect de digitalizare.
Valorificarea oportunităților din piață
De multe ori am văzut că cel mai mare impact al proiectelor de digitalizare vine din susținerea creșterii afacerii: susținerea accesării de piețe noi, o penetrare mai bună a pieței fără creșterea echipei de vânzări sau o gestionare mai bună a relației cu clienții și îmbunătățirea satisfacției acestora.
Dacă ar trebui să semnezi azi un proiect de digitalizare, fără să ai indicatori clari de ROI, ai merge înainte sau ai amâna?
de Dorin Andreica, Managing Partner la Soft Net Consulting SRL
