Modulul de Ordine de deplasare din ASiS ERP este o componentă a sistemului ERP care permite gestionarea și monitorizarea deplasărilor angajaților în cadrul oricărei companii. Acest modul are scopul de a asigura un control eficient al deplasărilor, în conformitate cu politicile și regulamentele companiei.
Modulul Ordine de deplasare se interfațează în mod direct cu modulul Avansuri, Deconturi și Foi de parcurs din cadrul aceluiași sistem integrat – ASiS ERP, cu scopul de a trata integrat datele dintr-o companie.
El digitalizează relația între angajați (în deplasare) și departamentul de Contabilitate din orice companie care utilizează sistemul ASiS ERP.
În mod normal, documentul Ordin de deplasare (delegatie) se întocmeste pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează să efectueze deplasarea și este un document contabil justificativ care servește la decontarea cheltuielilor efectuate în deplasare, la acordarea de avansuri pentru delegație și la stabilirea diferențelor de primit sau de restituit.
Modulul Ordine de deplasare din cadrul ASiS ERP înlocuiește completarea manuală a documentului cu introducerea/validarea de informații în sistemul ERP în macheta structurată cu același nume; ține evidența ordinelor de deplasare, a documentelor atașate unei deplasări, a cheltuielilor, a avansurilor și a sumelor de primit/de restituit – în format digital, în mod automat, eliminând pe cât posibil introducerea de date si mergând pe ideea de validare de date/verificare a corectitudinii lor.
Datele sunt înregistrate în acest modul/ în sistemul ASiS ERP, indiferent de sosirea documentelor fizice la sediu.
Beneficiile oferite de modulul de gestionare a Ordinelor de deplasare în cadrul ASiS ERP includ:
• Optimizarea costurilor operaționale prin eliminarea timpilor redundanți și a activităților manuale, prin implementarea notificărilor automate pentru pașii de aprobare următori.
• Eficientizarea operațiunilor prin utilizarea unei soluții intuitive și automate, care permite încărcarea automată a documentelor, interpretarea acestora și efectuarea automată a calculului sumelor de plată sau restituire pe baza avansurilor acordate sau a bugetelor stabilite.
• Reducerea riscului de eroare umană datorită automatizării fluxului de documente și generării automate a Ordinului de deplasare.
• Eliminarea timpilor de așteptare până la primirea fizică a documentelor justificative pentru o deplasare.
Cum functionează modulul de Ordine de deplasare?
Crearea și gestionarea ordinelor de deplasare poate fi făcută în back-office (din aplicația desktop) sau de pe telefonul mobil al angajatului aflat în deplasare. De obicei, dacă există posibilitatea, deschiderea Ordinelor de deplasare, introducerea sau modificarea datelor se realizează din aplicația desktop/back-office.
De pe aplicația de Mobile se încarcă cu precădere pozele cu documentele justificative. Există posibilitatea de a introduce date și din aplicația de Mobile, dar deoarece e utilizată “on the go” funcționalitățile ei trebuie sa fie cât mai simplu și intuitiv de accesat și utilizat.
In aplicația de back-office, pozele sunt vizibile instantaneu, ulterior existând posibilitatea de a le OCR-iza și de a regăsi datele structurat în sistemul ERP.
Dacă se apelează la o arhivă digitală omologată pentru pozele făcute documentelor, ele au valoare juridică la orice control ANAF.
Prin intermediul modulului Ordine de deplasare sunt gestionate următoarele aspecte:
• Crearea și gestionarea ordinelor de deplasare
• Aprobarea și validarea ordinelor de deplasare:
Ordinele de deplasare pot fi trimise pentru aprobare către persoanele responsabile printr-un singur click, de pe telefonul mobil de către angajații aflați în deplasare. Ordinele de deplasare se pot valida și aproba sau respinge de către manageri în funcție de politica organizației, printr-un singur click.
• Integrarea cu sistemul de contabilitate:
Modulul de ordine de deplasare se integrează automat cu sistemul de contabilitate al organizației pentru a gestiona și urmări cheltuielile asociate cu deplasările, cum ar fi transportul, cazarea și diurna.
• Integrarea cu sistemul de salarizare:
Diurnele introduse în Modulul de ordine de deplasare dau efect în aplicația de Salarizare ASiS ERP.
• Generarea rapoartelor și analiza datelor BI (Business Inteligence):
Sistemul poate genera rapoarte detaliate referitoare la deplasările efectuate, cum ar fi numărul de deplasări, costurile asociate, kilometri parcurși etc. Aceste rapoarte pot fi utilizate pentru analize ulterioare și luarea deciziilor în ceea ce privește gestionarea deplasărilor.
• Notificări și alerte:
Sistemul poate trimite notificări și alerte către angajați și manageri în legătură cu statusul și modificările aduse ordinelor de deplasare, astfel încât toți cei implicați să fie informați în timp util.
Modulul de ordine de deplasare din ASiS ERP poate fi personalizat în funcție de nevoile și procesele organizației, iar beneficiile includ o mai bună gestionare a deplasărilor, reducerea costurilor, o mai mare eficiență și o mai mare transparență în ceea ce privește activitățile de deplasare ale angajaților.
