Nu am văzut niciodată o implementare de ERP care să rezolve un proces greșit.
Am participat la proiecte de implementare ERP în servicii, producție, retail și distribuție. Unele au avut rezultate excelente. Clienții ne-au spus că, după doar câteva luni de utilizare, timpul consumat pe activități administrative precum facturarea, procesarea comenzilor sau aprovizionarea stocurilor s-a redus și cu 40%. Oamenii petreceau mai puțin timp cu operațiunile repetitive și mai mult timp acolo unde aduceau valoare.
Alte proiecte au fost mai dificile. A fost nevoie să adaptăm din mers. Nu pentru că sistemul nu functiona, ci pentru că, pe parcurs, am descoperit impreună că procesele aveau nevoie de altă logică sau că managementul avea nevoie de alti indicatori decat cei definiti initial. Implementarea a durat mai mult, dar, odată ce procesele au fost asezate, valoarea a apărut si acolo.
Dar există un lucru pe care nu l-am văzut niciodată: Un ERP care să repare un business dezorganizat.
De multe ori antreprenorii cred că software-ul va aduce ordine. Ca, odată instalat, ca prin minune, oamenii vor ști ce au de făcut, procesele vor deveni clare, iar informațiile vor începe să curgă natural.
Dar realitatea este exact invers: ordinea trebuie să existe înainte. ERP-ul doar o face vizibilă și repetabilă.
Cred că atunci când afacerea crește, ne schimbăm și noi, business ownerii așteptările. Si sigur și preocupările se schimbă. Poate apărea tendința să complicăm lucrurile. Devenim experți în industria noastră. Vedem toate excepțiile, toate cazurile particulare, toate nuanțele. Si, fără să ne dăm seama, uităm două lucruri esențiale: simplitatea și claritatea.
Un business nu funcționează bine pentru că are cele mai sofisticate procese. Functionează bine pentru că oamenii înțeleg ce au de făcut, când trebuie făcut și cine este responsabil.
Înainte de orice implementare de ERP, eu aș face un exercițiu: aș lua o foaie mare și aș desena procesele importante ale companiei.
Cum ajunge un client la noi?
Cum se transformă o oportunitate într-o comandă?
Cum livrăm?
Cum facturăm?
Cum încasăm?
Cum lucrăm cu furnizorii?
Unde apar aprobările?
Cine răspunde în fiecare etapă?
Nu trebuie să fie perfect. În nici un caz, sofisticat. Trebuie doar să fie clar. Apoi vine partea pe care mulți o sar.
Procesul trebuie validat împreună cu oamenii care îl folosesc zilnic. Ei sunt cei care vor spune unde lipsesc pași, unde apar excepții sau unde există blocaje pe care managementul nu le vede. Abia după aceea începe îmbunătățirea.
Si aici mai văd o greșeală frecventă: companiile mai mici schimbă procesul prea repede. Dacă il au. Nu au răbdare să il faca bullet proof, să vadă rezultatele în timp: astăzi modificăm un pas. Peste o lună schimbăm responsabilul. Apoi introducem o nouă aprobare. După aceea mai adăugăm o excepție. Sau au asteptarea că rezultatul să vină MAINE, neapărat. Si dacă nu vine, decid ca nu e bună schimbarea făcută. Dacă procesul se schimbă permanent, nu mai ai ce măsura. Nu mai știi dacă rezultatele sunt bune sau rele din cauza procesului său din cauza faptului că l-ai modificat de trei ori.
Orice workflow are nevoie de timp ca să fie validat în practică. Ajustările sunt normale, dar ele trebuie făcute disciplinat, pe baza experienței și a datelor, nu din impuls.
Abia după ce ai această fundație vine ERP-ul. Sau sistemul integrat, oricât de mare sau mic ar fi. Iar atunci implementarea nu mai înseamnă să inventezi modul în care funcționează compania. Înseamnă să transpui într-un sistem informatic ceea ce business-ul a decis deja că este cea mai bună variantă de lucru.
Atunci apare valoarea reală. Mai puține resurse consumate inutil. Mai puține erori. Mai multă predictibilitate. Mai mult control. Si, poate cel mai important, informații în timp real pe baza cărora poți lua decizii bune.
Cu alte cuvinte, tehnologia accelerează ceea ce există deja. Dacă procesele sunt clare, tehnologia le face mai rapide. Dacă procesele sunt haotice, tehnologia doar mută haosul într-un sistem mai scump.
De aceea, înainte să cauți un soft care să te ajute, întreabă-te ceva mai simplu: dacă aș desena astăzi procesele companiei mele pe o singură tablă, ar putea oricine din echipa să înțeleagă cum funcționează business-ul?
Dacă răspunsul este “nu”, acolo este primul proiect care merită început.
de Roxana Epure, CEO Symfonia Romania
