System Innovation România, principalul partener SAP Business One de pe piața locală, anunță lansarea XpenseOne, o aplicație mobilă dedicată managementului avansurilor pentru deplasări și automatizării deconturilor de cheltuieli. Soluția este disponibilă ca Software as a Service (SaaS), utilizează Inteligența Artificială (AI) pentru procesarea documentelor financiare și elimină o mare parte din efortul administrativ asociat decontării cheltuielilor efectuate de angajați.
Prin intermediul aplicației, orice angajat poate fotografia cu telefonul mobil un document precum un bon fiscal sau o factură în orice limbă sau monedă, iar informațiile sunt interpretate automat cu ajutorul Inteligenței Artificiale, trimise într-un flux de aprobare și apoi transferate către sistemul ERP sub forma unui draft de document contabil.
Potrivit companiei, utilizarea XpenseOne reduce cu până la 70% efortul total necesar pentru decontarea unei cheltuieli, diminuând semnificativ și erorile de introducere a datelor, precum și situațiile excepționale generate de documente incomplete, cheltuieli neaprobate sau lipsa justificărilor necesare.
Soluția este dezvoltată integral în cloud, ceea ce simplifică implementarea, utilizarea și costurile inițiale de adopție. XpenseOne este disponibilă atât pentru iOS, cât și pentru Android și a fost proiectată nativ pentru integrarea cu soluții ERP, contabilitate și HR, indiferent de producător.
„Am dezvoltat XpenseOne pornind de la o realitate curentă: companiile care au angajați aflați frecvent în deplasări – agenți de vânzări, echipe de service, personal care lucrează pe șantiere sau la sediul clienților – se confruntă cu o problemă reală legată de decontarea cheltuielilor. Este un proces care consumă timp și atenție atât pentru angajați, cât și pentru departamentele financiare. Cu XpenseOne, companiile pot uita de celebrul formular de «Decont de cheltuieli» pe hârtie sau Excel”, declară Ciprian Condur, Managing Partner System Innovation România.
Compania estimează că dezvoltarea aplicației a presupus un volum de muncă echivalent cu aproximativ 600 de zile de dezvoltare software, la care se adaugă investițiile în infrastructura cloud necesară funcționării platformei și în serviciile de suport asociate.
„Nu am făcut o evaluare exactă a investiției totale, însă ne așteptăm ca aceasta să fie recuperată în aproximativ doi ani și jumătate. Vorbim despre o aplicație in regim SaaS dedicată mediului de business, iar obiectivul nostru este să ajungem la câteva mii de utilizatori în următorii ani. În același timp, această nouă linie de business ne poate deschide și alte oportunități adiacente”, adaugă Ciprian Condur.
XpenseOne include două componente principale: aplicația mobilă destinată angajaților și o platformă back-office pentru administrarea fluxurilor operaționale și financiare. Soluția poate funcționa atât independent, fără integrare cu un ERP, cât și conectată cu platforme existente pentru automatizarea proceselor financiare și de resurse umane.
Soluția permite gestionarea avansurilor, a cheltuielilor și a deconturilor, precum și configurarea fluxurilor de aprobare și validare a documentelor. Totodată, facilitează transmiterea și arhivarea electronică a documentelor justificative și alocarea automată a cheltuielilor pe centre de cost, proiecte sau alte categorii financiare.
În practică, angajații din teren pot transmite în timp real documentele justificative imediat după primirea unui bon fiscal sau a unei facturi, prin simpla fotografiere cu telefonul mobil. Fluxul de aprobare și procesare este inițiat automat, iar personalul administrativ are acces direct la documentele validate și le poate transfera rapid în contabilitate. În cazul integrării cu SAP Business One, imaginea documentului original poate fi atașată automat în sistemul ERP.
Prin lansarea XpenseOne, System Innovation România își extinde portofoliul de soluții dedicate digitalizării proceselor operaționale și financiare, adresând nevoia tot mai mare a companiilor de automatizare, mobilitate și reducere a activităților administrative repetitive.
